1. Diretriz

A gestão sustentável constitui a perspetiva futura para o ambiente, a sociedade e a economia, bem como para cada um dos colaboradores ou parceiros comerciais da Schneider Form GmbH.

Os pilares fundamentais da cultura da Schneider Form GmbH são a distribuição de requisitos centrais e a sua implementação e controlo autónomos nas subsidiárias, bem como um entendimento comum dos valores e da minimização de riscos para um desenvolvimento empresarial sustentável.

O sistema de denúncias com a experiência jurídica da Ratisbona Compliance («RC-Whistle») cria, através de uma estrutura claramente definida e acessível a todos, bem como de uma avaliação inicial com base jurídica, confiança e segurança adicionais para denunciar irregularidades e, assim, garantir o sucesso sustentável da Schneider Form GmbH e evitar danos.

2. Âmbito de aplicação

1. Esta diretriz descreve o procedimento a ser seguido na denúncia de irregularidades ou condutas inadequadas confirmadas ou suspeitas.
2. Aplica-se a todos os colaboradores (incluindo os temporários), clientes, fornecedores e todos aqueles que têm interesse no bem-estar da empresa.

3. Conhecimento ou suspeita fundamentada de irregularidade

1. Gostaríamos de incentivar todos os colaboradores a denunciarem qualquer conhecimento ou suspeita fundamentada de má conduta/irregularidade relevante (violação da lei ou comportamento antiético contrário ao nosso Código de Conduta).
2. Encorajamos todos os colaboradores a comunicar tais situações através dos canais de comunicação conhecidos e estabelecidos. Estes são (a título de exemplo)
   • Pessoa de confiança
   • Recursos humanos
   • Conselho de empresa
   • Administração
   • Sistema interno de sugestões e denúncias
   • Área de conformidade
3. Caso nenhuma destas vias de comunicação seja adequada para a sua denúncia, pode recorrer ao sistema de denúncias com assistência jurídica especializada da Ratisbona Compliance. O sistema de denúncias da Ratisbona Compliance é operado por uma entidade terceira independente.
4. Através do sistema de denúncias com assessoria jurídica da Ratisbona Compliance, as denúncias são enviadas diretamente para a Ratisbona Compliance. As denúncias podem ser feitas digitalmente através da plataforma de denúncias da Ratisbona Compliance, por telefone ou pessoalmente.

4. Notícias falsas intencionais

As declarações falsas intencionais são consideradas uma violação do Código de Conduta e tratadas em conformidade. Podem resultar em medidas disciplinares e/ou processo judicial.

5. Atribuição de responsabilidades

1. O sistema de denúncias da Ratisbona Compliance permite a comunicação anónima com o denunciante e garante a sua segurança, se necessário. Após a receção de uma denúncia sobre alegada conduta indevida ou fraudulenta, os factos são submetidos a uma primeira análise com base nas informações contidas na denúncia.
2. A Ratisbona Compliance assume a verificação e o processamento dentro do prazo das notificações recebidas.
3. É possível contactar o informante para uma avaliação mais aprofundada dos factos, mantendo o anonimato.
4. Com base nesta primeira análise, determina-se o caminho a seguir para lidar com o caso. Dependendo da gravidade da acusação, do grupo de pessoas afetadas e da área jurídica, a denúncia é encaminhada ao departamento responsável da participação ou grupo de participações em questão. Na análise posterior da irregularidade, podem ser consultados peritos externos. Pode haver a obrigação de denunciar o caso se houver suspeita suficiente de um crime. A Ratisbona Compliance garante que todos os casos comunicados sejam investigados e concluídos com documentação adequada.
5. A Schneider Form GmbH espera que os gestores e superiores em todos os níveis hierárquicos levem a sério essas denúncias, as tratem com estrita confidencialidade e as esclareçam em tempo útil, de acordo com as diretrizes e medidas necessárias, a fim de eliminar a irregularidade.

6. Não dar seguimento a uma denúncia

A Ratisbona Compliance pode chegar à conclusão de que uma denúncia não deve ser investigada, por exemplo, se

1. apenas há informações insuficientes disponíveis para uma investigação adequada e também não há possibilidade de obter mais informações
2. a notícia é comprovadamente falsa.

7. Reportagem

A comunicação é feita pelo departamento jurídico da Ratisbona Compliance. A comunicação é detalhada para os casos investigados pela Ratisbona Compliance.

8. Proteção e direitos do denunciante

1. A identidade de todos os denunciantes será tratada com total confidencialidade. A Ratisbona Compliance não divulgará, em nenhuma circunstância, as mensagens de voz, endereços IP e/ou números de telefone, a menos que o artigo «8 c» seja aplicável.
2. Ninguém que faça uma denúncia tem de temer consequências negativas. No entanto, os denunciantes (como informantes) também não gozam de proteção em caso de conduta indevida.
3. Nos seguintes casos, a proteção do denunciante não é garantida:
   • A pedido, por exemplo, das autoridades policiais, a Ratisbona Compliance é obrigada a disponibilizar mensagens de voz, endereços IP e/ou números de telefone.
   • Casos em que se verificou que as notificações foram feitas deliberadamente de forma errada ou contra o bom senso e/ou com má-fé («de má-fé»);
   • ou se a denúncia em si for considerada um crime ou uma violação do código de conduta (por exemplo, difamação ou ameaça).
4. Caso o denunciante não concorde com o resultado da investigação, ele tem novamente a possibilidade de comunicar isso através do sistema de denúncias, com a assistência jurídica especializada da Ratisbona Compliance.

9. Proteção e direitos dos arguidos

1. Caso seja iniciada uma investigação com base numa denúncia, a Schneider Form GmbH informará as pessoas envolvidas no prazo máximo de 30 dias úteis. Esta fase pode ser prolongada, dependendo da situação específica do caso, por exemplo, se houver risco de destruição de provas ou de obstrução da investigação em curso.
2. As pessoas afetadas têm o direito de reclamar sobre as investigações contra elas. Para isso, devem dirigir-se a:
   • O seu superior ou diretor executivo
   • As informações de contacto da Ratisbona Compliance encontram-se no final desta política.

10. Proteção de dados

A Ratisbona Compliance tratará todas as informações com estrita confidencialidade. A proteção dos dados tanto dos denunciantes como das pessoas afetadas é garantida dentro do quadro legal. As informações serão disponibilizadas de forma restrita, tanto no que diz respeito ao conteúdo como ao grupo de pessoas (o chamado «princípio da necessidade de saber»). Esta diretriz implica o tratamento e o armazenamento de dados pessoais. Tal ocorre exclusivamente em conformidade com as disposições legais em matéria de proteção de dados.

11. Processo de tratamento da Ratisbona Compliance